A tecnologia vai acabar com as administradoras de condomínios?

Enquanto a digitalização avança e promete mais eficiência para a gestão condominial, um movimento silencioso pode colocar em risco a existência das administradoras tradicionais. Este artigo responde à dúvida “A tecnologia vai acabar com as administradoras de condomínios?”, revelando ainda, como a tecnologia, quando mal aplicada, pode substituir quem sempre esteve à frente da administração dos condomínios: as pessoas. 

A digitalização é inevitável, mas não deve ser total

O movimento silencioso das empresas de software

Com o passar dos anos, as administradoras de condomínios vêm sendo incentivadas — muitas vezes pelos próprios fornecedores de software — a abandonar a entrega das pastas físicas de prestação de contas e migrar totalmente para o digital. A princípio, essa transição parece moderna, prática e econômica. No entanto, há riscos escondidos nesse movimento.

Empresas de software passaram a oferecer recursos que automatizam o processo de digitalização no ato do lançamento no contas a pagar. Com isso, ao final do mês, é possível gerar pastas completas em PDF. O problema é que esses mesmos softwares passaram a sugerir, e até incentivar, que as administradoras deixem de entregar pastas físicas. E isso está abrindo espaço para um cenário preocupante.

A substituição silenciosa: de administradoras para softwares

A tecnologia que deveria ser uma aliada das administradoras pode se tornar sua maior concorrente. Isso porque os mesmos desenvolvedores de sistemas que hoje atendem as administradoras estão criando versões dos softwares voltadas diretamente para os síndicos e para os próprios condomínios. Algumas dessas versões são gratuitas.

A consequência direta? Os síndicos, especialmente os profissionais, podem começar a administrar os condomínios sem a necessidade de uma administradora intermediando o processo. Estamos vendo surgir, pouco a pouco, uma nova era de autogestão — digital, automatizada, e sem espaço para os modelos tradicionais.

Esse movimento se intensifica com uma estratégia ainda mais agressiva: as empresas de software que tradicionalmente atendiam as administradoras agora estão desenvolvendo versões de seus sistemas voltadas diretamente para os síndicos, muitas vezes de forma gratuita. Com essas ferramentas, os próprios síndicos — especialmente os profissionais — passam a ter autonomia para administrar os condomínios sem a intermediação de uma administradora. Isso acelera o processo de substituição das administradoras e favorece o retorno, em nova roupagem, da autogestão digitalizada.

Para agravar esse cenário, muitos filhos que estão assumindo as administradoras fundadas por seus pais acabam acelerando ainda mais a digitalização dos processos. Por dominarem melhor a tecnologia, mas conhecerem menos a história e os valores da empresa, acabam eliminando etapas importantes do relacionamento com os clientes — e sem perceber, enfraquecem os diferenciais que sustentaram o negócio por décadas.

O valor está nas pessoas e nos rituais

Pasta física: Símbolo de presença e compromisso

A pasta física, embora pareça obsoleta para alguns, carrega mais do que papéis. Ela representa um ritual, uma entrega, uma forma concreta de comunicação e prestação de contas. Quando uma administradora entrega a pasta física, ela reforça sua presença, seu compromisso e sua proximidade com o síndico e com o conselho.

Além do cumprimento dos prazos legais de guarda documental, é fundamental reconhecer que a pasta física carrega um valor simbólico e operacional que vai além do conteúdo: ela representa segurança, confiança e tradição. A versão digital deve ser vista como um complemento eficiente, um backup moderno e acessível — mas não um substituto definitivo da entrega física. Ao equilibrar os dois formatos, a administradora demonstra responsabilidade, modernidade e, sobretudo, proximidade com seus clientes.

Além disso, quando a administradora incentiva e ajuda a organizar o ritual da conferência das pastas pelo corpo diretivo, ela contribui para que a assembleia de aprovação de contas, realizada no início do ano, ocorra de forma mais tranquila e com grandes chances de aprovação. Isso porque, ao acompanhar a documentação mensalmente, os conselheiros acabam, de forma indireta, referendando a regularidade das contas ao longo do período.

Ao abandonar esse ritual, a administradora perde um ponto de contato valioso. E, ao fazer isso, acaba se distanciando de seus clientes — síndicos e condôminos — tornando-se cada vez mais parecida com qualquer outro sistema digital que pode ser facilmente trocado por outro.

Exemplo de outros setores: “O alerta vem de fora”

O que aconteceu com os taxistas, pizzarias e lojas é um retrato claro da banalização dos serviços. Aplicativos e plataformas digitais transformaram esses setores em commodities. Ninguém mais liga para a pizzaria específica, o táxi conhecido ou a loja do bairro. O que importa é o preço, a velocidade, a praticidade. E isso está chegando às administradoras.

Se todas oferecem os mesmos softwares, a mesma interface, os mesmos processos, por que o cliente — o síndico — não trocaria por outra mais barata ou mais simples?

Checklist: Como digitalizar sem ser substituído pela tecnologia

• Mantenha a entrega das pastas físicas como diferencial de relacionamento;
• Incentive e ajude a organizar o “ritual” de conferência de pastas físicas pelo corpo diretivo do condomínio, com o apoio das pastas digitais. E, garanta que todas as pastas de prestação de contas tenham sido conferidas e aprovadas pelos conselheiros antes da próxima assembleia de aprovação de contas.
• Use os softwares como apoio, não como substituto da sua equipe;
• Fortaleça o relacionamento com síndicos, conselheiros e moradores;
• Invista em treinamentos humanos, atendimento personalizado e visitas presenciais;
• Ofereça serviços complementares que os softwares não conseguem realizar;
• Esteja presente em assembleias, reuniões e momentos decisivos;
• Crie um canal de comunicação direta e empática com os clientes;
• Não dependa exclusivamente de um único software — diversifique seus recursos;
• Valorize e eduque sua equipe para usar a tecnologia com inteligência;
• Integre a tecnologia à tradição: inove, sem perder a essência.

Conclusão: A tecnologia é uma ferramenta, não o fim

Administradoras de condomínios não estão em extinção — ainda. Mas se não refletirem sobre os rumos que estão tomando, podem desaparecer como tantas outras empresas que ignoraram os sinais do mercado. A sua empresa pode (e deve) ser digital, mas não pode ser impessoal. Pode ser moderna, mas não pode deixar de ser presente. A pasta física ainda tem valor — e pode ser o diferencial que mantém sua administradora próxima, humana e insubstituível.

Veja algumas rotinas e responsabilidades de uma administradora de condomínios publicada pela AABIC